PRIVACYBELEID

Verwerkingsverantwoordelijke

VisitOnWeb srl
42 Avenue Léon Houyoux
1160 Brussel
België
BE 0894 404 534
contact#AT#e-signature.eu

Inleiding
VisitOnWeb srl hecht het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid legt uit welke gegevens worden verzameld in het kader van de dienst e-Signature.eu, op welke rechtsgrondslagen, voor welke doeleinden, gedurende welke periode, en wat uw rechten zijn.

Het is van toepassing op iedere persoon die de website e-Signature.eu gebruikt, zowel als initiator van een ondertekeningsverzoek als als ondertekenaar.

Rechtsgrondslagen en doeleinden van de verwerking
Uw persoonsgegevens worden verwerkt op de volgende rechtsgrondslagen, overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 (AVG) :

• Uitvoering van de overeenkomst : beheer van uw account, verwerking van ondertekeningsverzoeken, facturering en creditbeheer ;
• Wettelijke verplichting : bewaring van bepaalde gegevens die vereist is door de toepasselijke fiscale en boekhoudkundige regelgeving ;
• Gerechtvaardigd belang : verbetering van de dienst, fraudepreventie, informatiebeveiliging en geanonimiseerde publieksmetingen ;
• Toestemming : verzending van de nieuwsbrief, te allen tijde herroepbaar.

Verzamelde gegevens

Accountgegevens (initiator)

• Voornaam, achternaam, e-mailadres
• Factureringsgegevens
• Aankoopgeschiedenis van credits

Formulier voor ondertekeningsverzoek

• Titel van het verzoek
• Opmerking aan de ondertekenaars
• Per ondertekenaar : naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer (facultatief)
• Gekozen taal
• Te ondertekenen bestand(en)

Navigatiegegevens

• IP-adres, verbindingslogs, cookiegegevens

Ter ondertekening ingediende documenten VisitOnWeb heeft als technisch tussenpersoon geen toegang tot de inhoud van de verzonden documenten. Deze worden versleuteld verwerkt en blijven onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de initiator.

Bewaartermijnen

• Accountgegevens : gedurende de gehele duur van de contractuele relatie, vervolgens 3 jaar na de laatste activiteit voor bewijsdoeleinden ;
• Factureringsgegevens : 10 jaar overeenkomstig de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen ;
• Verbindingslogs : 12 maanden ;
• Ondertekende documenten en bijbehorende certificaten : 30 dagen na de ondertekeningsdatum, tenzij vooraf gedownload door de gebruiker. Na deze termijn worden ze definitief verwijderd zonder mogelijkheid tot herstel ;
• Nieuwsbriefgegevens : tot uitschrijving.

Respectieve rollen inzake gegevensbescherming

In het kader van de elektronische handtekeningdienst :

• De initiator (degene die documenten ter ondertekening indient) treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van de door hem aangewezen ondertekenaars. Het is zijn verantwoordelijkheid de ondertekenaars te informeren over het gebruik van de dienst en, indien van toepassing, de vereiste toestemmingen te verkrijgen.
• VisitOnWeb treedt op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, door de gegevens van de ondertekenaars te verwerken namens de initiator, uitsluitend met het oog op de uitvoering van de elektronische handtekeningdienst.
• Vertrouwde dienstverleners (afhankelijk van de gekozen ondertekeningsmethode) treden op als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken voor authenticatie- en identiteitscontroleprocedures. Op deze procedures zijn hun eigen privacybeleidsregels van toepassing.

Doorgifte van persoonsgegevens
Alle technische dienstverleners waarop VisitOnWeb een beroep doet, zijn gevestigd binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. Er vindt geen doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen plaats.

Onderaannemers en technische partners

• Mollie : betalingsverwerking – privacybeleid
• Google Analytics : geanonimiseerde publieksmetingen – privacybeleid
• CloudConvert : bestandsconversie bij de voorbereiding van ondertekeningsverzoeken – verwerking uitsluitend op Duitse infrastructuur – privacybeleid
• eID Easy : technisch partner voor de uitvoering van gekwalificeerde elektronische handtekeningen

Cookies
Wij gebruiken cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site (inloggen, voorkeuren), geanonimiseerde analytische cookies (Google Analytics) en functionele cookies. U kunt uw voorkeuren beheren via het cookiebeheervenster op de site.

De levensduur van een inlogcookie bedraagt twee dagen. Als u « Onthoud mij » aanvinkt, wordt deze termijn verlengd tot twee weken. Cookies voor schermopties worden één jaar bewaard. Uitloggen leidt tot de onmiddellijke verwijdering van de inlogcookie.

Uw rechten
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten :

• Recht van inzage : bevestiging verkrijgen dat er gegevens over u worden verwerkt en een kopie ervan ontvangen ;
• Recht op rectificatie : onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren ;
• Recht op gegevenswissing : verwijdering van uw gegevens verzoeken onder de in de AVG voorziene voorwaarden ;
• Recht op beperking : tijdelijke opschorting van de verwerking verzoeken ;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid : uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en machineleesbaar formaat ;
• Recht van bezwaar : bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang ;
• Recht om toestemming in te trekken : uw toestemming voor de nieuwsbrief te allen tijde intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

U kunt deze rechten uitoefenen vanuit uw dashboard, per e-mail via contact#AT#e-signature.eu, of per post op bovenstaand adres. Wij antwoorden binnen één (1) maand, verlengbaar met twee maanden voor complexe verzoeken.

Recht om een klacht in te dienen
Indien u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens een inbreuk vormt op de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) : Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Beveiliging
VisitOnWeb implementeert passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging, met name :

• SSL/TLS-protocol voor alle communicatie
• Versleuteling van geüploade bestanden
• Strikt toegangsbeheer (authenticatie via gebruikersnaam/wachtwoord)
• Regelmatige back-ups

Geen enkel systeem biedt echter absolute veiligheid; een residueel risico blijft inherent aan elke gegevensoverdracht via internet.

Wijzigingen van dit beleid
Elke wezenlijke wijziging van dit Privacybeleid wordt op deze pagina gepubliceerd met vermelding van de datum van bijwerking.

Laatste update : april 2026