POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Responsable du traitement
VisitOnWeb srl
42 Avenue Léon Houyoux
1160 Bruxelles
Belgique
BE 0894 404 534
contact#AT#e-signature.eu

Introduction
VisitOnWeb srl accorde la plus grande importance à la protection de vos données personnelles. La présente Politique de Confidentialité explique quelles données sont collectées dans le cadre du service e-Signature.eu, sur quelles bases légales, à quelles fins, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.

Elle s’applique à toute personne utilisant le site e-Signature.eu, qu’elle soit initiateur d’une demande de signature ou signataire.

Bases légales et finalités du traitement
Vos données personnelles sont traitées sur les bases légales suivantes, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) :

• Exécution du contrat : gestion de votre compte, traitement des demandes de signature, facturation et gestion des crédits ;
• Obligation légale : conservation de certaines données imposée par la réglementation fiscale et comptable applicable ;
• Intérêt légitime : amélioration du service, prévention de la fraude, sécurité informatique et mesures d’audience anonymisées ;
• Consentement : envoi de la lettre d’information (newsletter), révocable à tout moment.

Données collectées

Données de compte (initiateur)

• Prénom, nom, adresse e-mail
• Coordonnées de facturation
• Historique d’achat de crédits

Formulaire d’envoi en signature

• Intitulé de la demande
• Note aux signataires
• Pour chaque signataire : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone (facultatif)
• Langue choisie
• Fichier(s) à faire signer

Données de navigation

• Adresse IP, logs de connexion, données de cookies

Documents soumis à signature VisitOnWeb, en tant qu’intermédiaire technique, n’accède pas au contenu des documents transmis. Ceux-ci sont traités de manière chiffrée et restent sous la responsabilité exclusive de l’initiateur.

Durées de conservation

• Données de compte : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis 3 ans après la dernière activité à des fins de preuve ;
• Données de facturation : 10 ans conformément aux obligations comptables légales ;
• Logs de connexion : 12 mois ;
• Documents signés et certificats associés : 30 jours après la date de signature, sauf téléchargement préalable par l’utilisateur. Passé ce délai, ils sont définitivement supprimés sans possibilité de récupération ;
• Données de newsletter : jusqu’à désinscription.

Rôles respectifs en matière de protection des données

Dans le cadre du service de signature électronique :

• L’initiateur (celui qui soumet des documents à signature) agit en qualité de responsable du traitement à l’égard des données personnelles des signataires qu’il désigne. Il lui appartient d’informer les signataires du recours au service et d’obtenir les consentements nécessaires le cas échéant.
• VisitOnWeb agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, en traitant les données des signataires pour le compte de l’initiateur, dans le seul but d’exécuter la prestation de signature électronique.
• Les prestataires de confiance (selon la méthode de signature choisie) interviennent en qualité de responsables du traitement indépendants pour les opérations d’authentification et de vérification d’identité. Leurs propres politiques de confidentialité s’appliquent à ces opérations.

Transfert de données personnelles
Tous les prestataires techniques auxquels VisitOnWeb fait appel sont établis au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen. Aucun transfert de données personnelles vers des pays tiers n’est effectué dans le cadre de l’utilisation du service.

Sous-traitants et partenaires techniques

• Mollie : traitement des paiements – politique de confidentialité
• Google Analytics : mesure d’audience anonymisée – politique de confidentialité
• CloudConvert : conversion de fichiers lors de la préparation des envois en signature – traitement effectué exclusivement sur infrastructure allemande – politique de confidentialité
• eID Easy : partenaire technique pour la réalisation des signatures électroniques qualifiées

Cookies
Nous utilisons des cookies nécessaires au fonctionnement du site (connexion, préférences), des cookies analytiques anonymisés (Google Analytics) et des cookies fonctionnels. Vous pouvez gérer vos préférences via le panneau de gestion des cookies disponible sur le site.

La durée de vie d’un cookie de connexion est de deux jours. Si vous cochez « Se souvenir de moi », ce délai est porté à deux semaines. Les cookies d’options d’écran sont conservés un an. La déconnexion entraîne la suppression immédiate du cookie de connexion.

Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en obtenir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans les conditions prévues par le RGPD ;
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
• Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• Droit de retrait du consentement : révoquer à tout moment votre consentement à la newsletter, sans que cela affecte la licéité des traitements antérieurs.

Vous pouvez exercer ces droits directement depuis votre tableau de bord, par e-mail à contact#AT#e-signature.eu, ou par courrier postal à l’adresse ci-dessus. Nous répondrons dans un délai d’un (1) mois, prorogeable de deux mois pour les demandes complexes.

Droit d’introduire une réclamation
Si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données belge (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – www.autoriteprotectiondonnees.be

Sécurité
VisitOnWeb met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, perte ou destruction, notamment :

• Protocole SSL/TLS pour toutes les communications
• Chiffrement des fichiers téléchargés
• Gestion stricte des accès (authentification par identifiant/mot de passe)
• Sauvegardes régulières

Toutefois, aucun système n’offrant une sécurité absolue, une part résiduelle de risque demeure inhérente à toute transmission de données sur Internet.

Modifications de la présente politique
Toute modification substantielle de la présente Politique de Confidentialité sera publiée sur cette page avec mention de la date de mise à jour.

Dernière mise à jour : avril 2026