¿Por qué una firma electrónica reconocida?
Las profesiones jurídicas en Bélgica -notarios, abogados y agentes judiciales- manejan documentos públicos con gran valor probatorio. La firma electrónica reconocida (FER) es el único nivel que garantiza una equivalencia jurídica total con la firma manuscrita, según el artículo 25.2 del Reglamento eIDAS.
Marco normativo belga
Bélgica ha establecido un marco jurídico completo mediante el Reglamento (UE) nº 910/2014 sobre el eIDAS y la Ley de 21 de julio de 2016. El FPS de Economía supervisa a los proveedores de servicios fiduciarios cualificados, mientras que el FPS de Justicia supervisa los procedimientos para las profesiones jurídicas.
Ventajas de la EQS
- Máximo valor probatorio ante los tribunales belgas y europeos
- Inversión de la carga de la prueba: el impugnador debe probar la nulidad
- Reconocimiento transfronterizo obligatorio en toda la UE
- Considerable ahorro de tiempo: firma a distancia, sin necesidad de desplazamientos
- Archivo electrónico seguro a largo plazo
Firma electrónica para notarios
A partir del 8 de abril de 2024, los notarios belgas podrán firmar escrituras notariales electrónicamente directamente en sus despachos o por videoconferencia entre varios despachos, lo que revolucionará la profesión.
Firma en estudio
Todas las partes físicamente presentes firman mediante el DNIe belga o itsme®. No es necesario firmar manualmente cada página.
Videoconferencia entre estudios
Cada parte en su propia notaría, conexión Fednot segura, lectura y firma simultáneas en cada oficina respectiva.
Poder digital auténtico
Videoconferencia desde cualquier lugar (incluso en el extranjero), firma mediante DNIe/itsme®, mandato otorgado a un empleado.
Documentos firmables: compraventa de inmuebles, donaciones, escrituras de sociedades, hipotecas, poderes, contratos matrimoniales.
Excepciones: testamentos (carácter muy personal).
Firma electrónica para abogados
Los abogados belgas utilizan firmas electrónicas cualificadas para redactar documentos jurídicos con mayor valor probatorio gracias a su refrendo profesional.
Aplicación principal
- Documentos privados: Acuerdos de conciliación, contratos comerciales, memorandos de entendimiento, etc.
- Comunicaciones con los registros: plataforma e-Deposit del FPS Justicia para la presentación de solicitudes, escritos y documentos
- Documentos del cliente : Mandatos, poderes, cartas de compromiso
Ventajas de los documentos jurídicos electrónicos
Fecha cierta gracias al sellado de tiempo cualificado, valor probatorio mejorado gracias al refrendo legal, firma a distancia sin necesidad de enviarla por correo, archivo probatorio seguro a largo plazo.
Para las comunicaciones con los registros, la autenticación se realiza mediante la tarjeta belga de identidad electrónica. A diferencia de Francia (sistema centralizado e-Barreau), Bélgica ofrece mayor flexibilidad en la elección de las herramientas de firma electrónica.
Firma electrónica para agentes judiciales
Desde febrero de 2020, los agentes judiciales pueden notificar documentos electrónicamente a través de una plataforma segura. El agente judicial firma el documento con su documento de identidad electrónico y envía una solicitud de consentimiento al destinatario.
Proceso de notificación electrónica
El destinatario recibe un correo electrónico y dispone de 24 horas para: confirmar su acuerdo, autenticarse con su DNIe y confirmar definitivamente. Si acepta, el documento se considera notificado con los mismos efectos legales que la notificación tradicional.
Importante: opcional
La notificación electrónica no es obligatoria ni para el agente judicial ni para el destinatario. Si el destinatario no responde, rechaza o confirma en 24 horas, el agente judicial debe notificar el documento de la forma tradicional.
Documentos afectados: Emplazamientos, requerimientos de pago, citaciones, actas de embargo, notificaciones de sentencias.
Ventajas: Ahorro de tiempo sin desplazamientos, recepción inmediata, acceso permanente al documento durante un año, centralización para las empresas.
Conformidad técnica y archivos oficiales
Los tres componentes de una QES
Presentaciones ante las autoridades registrales y administrativas
Plataforma e-Deposit (FPS Justicia): Presentación electrónica de documentos procesales ante los tribunales. Conexión con el DNIe, documento PDF con firmas cualificadas integradas, acuse de recibo inmediato con sello de tiempo.
FPS Empleo: Presentación de Convenios Colectivos de Trabajo a través de la aplicación de Transferencia de Documentos. QES obligatorio para todas las firmas de las partes.
Moniteur belge: Publicaciones oficiales (modificaciones estatutarias) que requieren firmas cualificadas + formato PDF/A para archivar.
Control de conformidad
Herramientas disponibles:
- Adobe Acrobat Reader (menú Firmas)
- WebApp DSS de la Comisión Europea
- Herramienta BOSA (validación de firmas belgas)
Errores comunes que debes evitar
Utiliza el certificado de «firma» y no el de «autenticación».
Comprueba que el proveedor de servicios está en la Lista de Confianza de la UE
Cualquier cambio invalida la firma electrónica
Exigido por determinadas autoridades (Moniteur belge) con fines de archivo
Planificar una solución alternativa si falla el servicio electrónico
Puntos clave que debes recordar
Sólo la firma electrónica reconocida garantiza la equivalencia con la firma manuscrita y el máximo valor probatorio según el reglamento eIDAS.
Escrituras que pueden firmarse electrónicamente en la oficina, por videoconferencia o apoderamiento digital desde cualquier lugar, excepto testamentos.
Alternativa moderna con consentimiento obligatorio del destinatario y plazo estricto de 24 horas, mismos efectos jurídicos que la notificación tradicional.
Tarjeta belga de identidad electrónica o aplicación itsme® para firmas cualificadas reconocidas por el Departamento Federal de Justicia, conformes con la lista de confianza de la UE.
Las plataformas e-Deposit, de transferencia de documentos, aceptan documentos firmados electrónicamente con verificación automática del cumplimiento del eIDAS.
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