Waarom een gekwalificeerde elektronische handtekening?
De juridische beroepen in België – notarissen, advocaten en gerechtsdeurwaarders – behandelen authentieke akten en documenten met een hoge bewijskracht. De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is het enige niveau dat volledige juridische gelijkwaardigheid met de handgeschreven handtekening garandeert onder artikel 25.2 van de eIDAS-verordening.
Belgisch regelgevend kader
België heeft een uitgebreid wettelijk kader opgezet via de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014 en de wet van 21 juli 2016. De FOD Economie houdt toezicht op de gekwalificeerde verleners van vertrouwensdiensten, terwijl de FOD Justitie de procedures voor de juridische beroepen controleert.
Voordelen van QES
- Maximale bewijskracht voor Belgische en Europese rechtbanken
- Omkering van de bewijslast: de betwister moet ongeldigheid bewijzen
- Verplichte grensoverschrijdende erkenning in de hele EU
- Aanzienlijke tijdwinst: ondertekening op afstand, zonder verplaatsing
- Veilige elektronische archivering op lange termijn
Elektronische handtekeningen voor notarissen
Vanaf 8 april 2024 zullen Belgische notarissen notariële akten elektronisch kunnen ondertekenen, rechtstreeks in hun kantoren of via videoconferentie tussen verschillende kantoren, wat een revolutie betekent voor het beroep.
Handtekening in studie
Alle fysiek aanwezige partijen ondertekenen via Belgische eID of itsme®. U hoeft niet elke pagina handmatig te paraferen.
Inter-studie videoconferenties
Elke partij in zijn eigen notariskantoor, beveiligde Fednot-verbinding, gelijktijdig lezen en ondertekenen in elk kantoor.
Authentieke digitale volmacht
Videoconferencing van overal (zelfs in het buitenland), handtekening via eID/itsme®, mandaat gegeven aan een werknemer.
Ondertekenbare documenten: verkoop van onroerend goed, schenkingen, bedrijfsakten, hypotheken, volmachten, huwelijkscontracten.
Uitzonderingen: testamenten (zeer persoonlijk karakter).
Elektronische handtekeningen voor advocaten
Belgische advocaten gebruiken gekwalificeerde elektronische handtekeningen om juridische documenten op te stellen met een grotere bewijskracht dankzij hun professionele medeondertekening.
Voornaamste toepassing
- Privédocumenten: schikkingsovereenkomsten, commerciële contracten, memoranda van overeenstemming, enz.
- Communicatie met registers: e-Deposit platform van de FOD Justitie voor het indienen van aanvragen, aanmeldingen en documenten
- Documenten van klanten : Mandaten, volmachten, toezeggingsbrieven
Voordelen van elektronische juridische documenten
Zekerheid van datum dankzij gekwalificeerde tijdstempeling, verbeterde bewijskracht dankzij wettelijke medeondertekening, ondertekening op afstand zonder verzending per post, veilige bewijskrachtige archivering op lange termijn.
Voor communicatie met registers gebeurt de authenticatie via de Belgische eID-kaart. In tegenstelling tot Frankrijk (gecentraliseerd e-Barreau systeem) biedt België meer flexibiliteit in de keuze van elektronische handtekening tools.
Elektronische handtekening voor gerechtsdeurwaarders
Sinds februari 2020 kunnen deurwaarders documenten elektronisch betekenen via een beveiligd platform. De deurwaarder ondertekent het document met zijn eID-kaart en stuurt vervolgens een verzoek om toestemming naar de ontvanger.
Elektronisch serviceproces
De ontvanger ontvangt een e-mail en heeft 24 uur de tijd om: zijn akkoord te bevestigen, zich te authenticeren met zijn eID-kaart en definitief te bevestigen. Indien aanvaard, wordt het document als betekend beschouwd met dezelfde rechtsgevolgen als een traditionele betekening.
Belangrijk: optioneel
Elektronische betekening is noch voor de deurwaarder noch voor de geadresseerde verplicht. Als de geadresseerde niet binnen 24 uur antwoordt, weigert of bevestigt, moet de deurwaarder het document op de traditionele manier betekenen.
Betrokken documenten: dagvaardingen om voor de rechtbank te verschijnen, betalingsbevelen, dagvaardingen, beslagleggingsverslagen, kennisgeving van vonnissen.
Voordelen: tijdsbesparing zonder te hoeven reizen, onmiddellijke ontvangst, 24/7 toegang tot het document gedurende een jaar, centralisatie voor bedrijven.
Technische naleving en officiële registraties
De drie onderdelen van een QES
Aanmeldingen bij het register en de administratieve instanties
Platform voor elektronisch depot (FOD Justitie): Elektronisch indienen van processtukken bij de rechtbanken. Verbinding met eID, PDF-document met geïntegreerde gekwalificeerde handtekeningen, onmiddellijke ontvangstbevestiging met tijdstempel.
FOD Werkgelegenheid: Collectieve arbeidsovereenkomsten indienen via de toepassing Document Transfer. QES verplicht voor alle handtekeningen van de partijen.
Belgisch Staatsblad: Officiële publicaties (wetswijzigingen) waarvoor gekwalificeerde handtekeningen vereist zijn + PDF/A-formaat voor archivering.
Nalevingscontrole
Beschikbare gereedschappen:
- Adobe Acrobat Reader (menu Handtekeningen)
- DSS WebApp van de Europese Commissie
- BOSA-tool (validatie van Belgische handtekeningen)
Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden
Gebruik het “handtekening” certificaat en niet het “authenticatie” certificaat
Controleer of de serviceprovider op de vertrouwenslijst van de EU staat.
Elke wijziging maakt de elektronische handtekening ongeldig.
Vereist door bepaalde autoriteiten (Belgisch Staatsblad) voor archiveringsdoeleinden
Plan noodoplossing als elektronische service niet werkt
Belangrijke punten om te onthouden
Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert gelijkwaardigheid met een handgeschreven handtekening en maximale bewijskracht onder de eIDAS-verordening.
Akten die elektronisch kunnen worden ondertekend op kantoor, via videoconferentie of digitale volmacht vanaf elke locatie, met uitzondering van testamenten.
Modern alternatief met verplichte toestemming van de ontvanger en strikte tijdslimiet van 24 uur, dezelfde rechtsgevolgen als traditionele betekening.
Belgische eID-kaart of itsme®-toepassing voor gekwalificeerde handtekeningen erkend door het Federaal Justitie Departement, conform de EU vertrouwenslijst.
e-Deposit platforms, documentoverdracht accepteren elektronisch ondertekende documenten met automatische controle op naleving van eIDAS.
Vereenvoudig uw juridische handtekeningen met e-Signature.eu
Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders: maak gekwalificeerde eIDAS-conforme elektronische handtekeningen met itsme® of .beID. Abonnementsvrije, pay-as-you-go oplossing, SPF Justice compliance gegarandeerd.