Glossar der Elektronischen Signatur: Alle Begriffe Erklärt

Die qualifizierte elektronische Signatur ist das robusteste Signaturniveau, das durch die eIDAS-Verordnung definiert wird. Sie ist rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt in allen EU-Mitgliedstaaten — das einzige Niveau, für das diese Gleichstellung gesetzlich verankert ist.

Um qualifiziert zu sein, muss eine Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen, das von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) ausgestellt wird, und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit (QSCD) erzeugt werden. Sie garantiert die Identität des Unterzeichners, die Integrität des Dokuments und die Nichtabstreitbarkeit: Der Unterzeichner kann nicht bestreiten, unterschrieben zu haben.

QES wird von bestimmten Behörden verlangt — insbesondere dem französischen INPI für Markenanmeldungen — und für alle Dokumente mit bedeutenden rechtlichen Konsequenzen empfohlen (Arbeitsverträge, notarielle Urkunden, öffentliche Ausschreibungen).

Unternehmen, die Odoo als ERP nutzen, können nun Angebote, Verträge und HR-Dokumente zur qualifizierten Signatur direkt aus ihren Odoo-Datensätzen senden, dank des nativen e-Signature.eu-Moduls für Odoo.
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Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist das mittlere Niveau der eIDAS-Verordnung. Sie muss vier Bedingungen erfüllen: eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sein, dessen Identifizierung ermöglichen, mit Daten unter seiner alleinigen Kontrolle erstellt worden sein, und jede spätere Änderung des Dokuments erkennbar machen.

AES bietet einen starken Beweiswert, ist aber rechtlich nicht der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt — im Gegensatz zu QES. Sie eignet sich für die meisten Geschäftsverträge zwischen Unternehmen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Angebote und Bestellungen, wenn kein Gesetz ausdrücklich QES vorschreibt.

Bei e-Signature.eu liefert die Methode Veriff AES-Signaturen mit Abdeckung in 198 Ländern.

Die einfache elektronische Signatur ist das von eIDAS definierte Grundniveau. Sie umfasst jede Art von Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und als Signatur verwendet werden. Ein per E-Mail versendeter OTP-Code, ein angekreuztes Kästchen oder ein Scan einer handschriftlichen Unterschrift sind Beispiele für SES.

Ihr Rechtswert ist begrenzt: Sie kann als Anfangsbeweis dienen, garantiert aber nicht formal die Identität des Unterzeichners. Sie eignet sich für Dokumente ohne größere Tragweite — interne Bestellungen, leichte Freigaben, informelle Vereinbarungen.

Achtung: Eine SES ist nach europäischem Recht niemals einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Die eIDAS-Verordnung (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) ist die europäische Verordnung Nr. 910/2014, die den gemeinsamen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, elektronische Siegel, Zeitstempel und Vertrauensdienste in der Europäischen Union festlegt.

Sie definiert die drei Signaturniveaus (SES, AES, QES), schreibt die gegenseitige Anerkennung qualifizierter Signaturen zwischen Mitgliedstaaten vor und legt die Liste der qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) über die europäische Vertrauensliste (EU Trusted List) fest.

Eine in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte QES wird automatisch in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt: Dies ist das Interoperabilitätsprinzip von eIDAS, eine der Säulen des europäischen digitalen Binnenmarkts.

eIDAS 2.0 ist die Überarbeitung der eIDAS-Verordnung, die 2024 in Kraft trat und deren Umsetzung bis 2026-2027 andauert. Die wichtigste Neuerung ist die Einführung der Europäischen Digitalen Identitäts-Wallet (EUDIW), die es jedem europäischen Bürger ermöglicht, über eine zertifizierte, EU-weit interoperable digitale Identität zu verfügen.

Für die elektronische Signatur verschärft eIDAS 2.0 die Anforderungen an qualifizierte Anbieter, erweitert die Liste anerkannter Vertrauensdienste und bereitet die Integration der Identitäts-Wallet als Authentifizierungsmittel für QES vor. Es handelt sich um eine strukturbildende Entwicklung für das gesamte Signatur-Ökosystem in Europa.

Ein QTSP (Qualified Trust Service Provider) ist eine von einer nationalen Aufsichtsbehörde akkreditierte Organisation, die qualifizierte Vertrauensdienste erbringt — insbesondere qualifizierte Zertifikate, die die Ausstellung von QES-Signaturen ermöglichen. In Frankreich ist ANSSI (die nationale Agentur für die Sicherheit von Informationssystemen) die Aufsichtsbehörde.

Die vollständige Liste der europäischen QTSPs wird auf der EU Trusted List veröffentlicht, zugänglich über die Europäische Kommission. Nur Signaturen, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines auf dieser Liste geführten QTSP beruhen, können den QES-Status beanspruchen.

e-Signature.eu stützt sich für alle seine qualifizierten Signaturmethoden auf akkreditierte QTSPs (itsme® und Evrotrust).

Ein qualifiziertes Zertifikat ist ein von einem QTSP ausgestelltes digitales Zertifikat, das die Identität einer natürlichen oder juristischen Person formal bestätigt. Es bildet die technische Grundlage einer qualifizierten Signatur (QES): Ohne qualifiziertes Zertifikat keine QES.

Es enthält die Identitätsdaten des Inhabers (Name, Vorname, gegebenenfalls eine Identifikationsnummer), Angaben zum ausstellenden QTSP, die Gültigkeitsdauer und einen kryptografischen Schlüssel. Es ist mit einem privaten Schlüssel verbunden, den nur der Inhaber kontrolliert, was garantiert, dass die Signatur nur mit seiner aktiven Zustimmung angebracht werden kann.

Das französische Nationale Institut für Gewerblichen Rechtsschutz (INPI) ist die öffentliche Einrichtung, die für die Eintragung von Marken, Patenten, Mustern und Modellen sowie für Unternehmensformalitäten zuständig ist. Es ist eine der wenigen Behörden, die ausdrücklich eine qualifizierte Signatur (QES) für Online-Einreichungen und -Formalitäten verlangt.

Um ein für das INPI bestimmtes Dokument über e-Signature.eu zu unterzeichnen, sind die Methoden itsme® oder Evrotrust (beide QES) erforderlich. Einfache Signatur (OTP) oder fortgeschrittene Signatur (Veriff) werden für diese Formalitäten nicht akzeptiert.

Die europäische Vertrauensliste ist ein offizielles Register, das von jedem Mitgliedstaat unter Aufsicht der Europäischen Kommission geführt wird und alle in der EU akkreditierten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) auflistet. Sie ist die Referenz, um zu prüfen, ob ein Signaturdienst tatsächlich im Sinne von eIDAS qualifiziert ist.

Jede Signaturlösung, die sich auf QES-Niveau beruft, muss sich auf einen in dieser Liste geführten QTSP stützen. Dies ist eine grundlegende Garantie für Nutzer.

itsme® ist eine von Belgian Mobile ID entwickelte digitale Identitäts-App, mit der sich Nutzer identifizieren und Dokumente elektronisch von ihrem Smartphone aus signieren können. Sie ist in 32 europäischen Ländern als Authentifizierungsmittel für die qualifizierte Signatur (QES) anerkannt.

Um itsme® als Signaturmethode auf e-Signature.eu zu verwenden, muss der Unterzeichner die App auf seinem Smartphone installiert und seine Identität vorab verifiziert haben (über Personalausweis und Selfie). Die Signatur erfolgt in wenigen Sekunden: Der Unterzeichner erhält eine Benachrichtigung, bestätigt auf seinem Telefon, und die qualifizierte Signatur wird angebracht.

itsme® ist die am weitesten verbreitete Methode für qualifizierte Signatur in den Benelux-Ländern und die Vorzeigemethode von e-Signature.eu.

Seit 2026 ist itsme® auch als Signaturmethode direkt im Odoo-Integrationsmodul von e-Signature.eu verfügbar: Odoo-Nutzer können ein Angebot oder einen Vertrag über itsme® zur qualifizierten Signatur senden, ohne ihr ERP zu verlassen.
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Evrotrust ist ein bulgarischer qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), gelistet auf der EU Trusted List, der eine Lösung für qualifizierte Signatur (QES) über eine mobile App anbietet. Seine geografische Abdeckung gehört zu den größten am Markt: 62 Länder, mit Abdeckung von Europa, Nordamerika, Ozeanien und Teilen des Nahen Ostens.

Seit 2026 auf e-Signature.eu verfügbar, ermöglicht Evrotrust die Ausstellung eIDAS-konformer QES-Signaturen für Unterzeichner außerhalb des itsme®-Gebiets. Der Ablauf ist ähnlich: App herunterladen, Identität verifizieren, dann in wenigen Klicks vom Smartphone aus signieren.

Evrotrust ist komplementär zu itsme®: Wo itsme® endet, übernimmt Evrotrust — wodurch e-Signature.eu nahezu alle Bedürfnisse an qualifizierter Signatur in Europa und darüber hinaus abdecken kann.

Veriff ist ein estnisches Unternehmen, das sich auf KI-gestützte Identitätsprüfung spezialisiert hat. Bei e-Signature.eu wird Veriff als Authentifizierungsmethode für die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) in 198 Ländern eingesetzt.

Der Verifizierungsprozess von Veriff läuft vollständig online ab: Der Unterzeichner fotografiert sein Ausweisdokument und macht ein Video-Selfie, die automatisch analysiert werden, um seine Identität zu bestätigen. Die Signatur wird anschließend mit starker biometrischer Nachvollziehbarkeit angebracht.

Veriff ist die ideale Methode für internationale Vertragsgeschäfte mit Partnern außerhalb der QES-Abdeckung (itsme® oder Evrotrust). Sie bietet einen höheren Beweiswert als die einfache Signatur (OTP), mit weltweiter geografischer Abdeckung.

OTP (One-Time Password, oder Einmalpasswort) ist ein automatisch generierter numerischer Code, der per E-Mail an den Unterzeichner gesendet wird und nur für einen einzigen Vorgang gültig ist. Bei e-Signature.eu bildet der OTP per E-Mail die Methode der einfachen Signatur (SES).

Der OTP beweist, dass der Unterzeichner zum Zeitpunkt der Signatur Zugriff auf die E-Mail-Adresse hatte. Er authentifiziert seine Identität nicht formal — was den Rechtswert begrenzt. Er ist dennoch ausreichend für Vereinbarungen ohne größere Tragweite, interne Freigaben oder Fälle, in denen ein leichter Nachweis genügt.

Vorteil: Der OTP erfordert keine Anwendung und keine vorherige Identitätsprüfung. Es ist die schnellste umzusetzende Methode, überall auf der Welt verfügbar.

Eine QSCD (Qualified Signature Creation Device) ist die sichere Einheit — Hardware oder Software —, die zur Erstellung einer qualifizierten Signatur verwendet wird. Sie garantiert, dass der private Schlüssel des Unterzeichners in einer sicheren, für Dritte unzugänglichen Umgebung erzeugt, gespeichert und verwendet wird.

Mobile Anwendungen wie itsme® und Evrotrust integrieren eine zertifizierte Software-QSCD: Das Smartphone des Unterzeichners übernimmt diese Rolle, nach einer sicheren Identitätsregistrierung. Diese QSCD-Zertifizierung ermöglicht es diesen Methoden, Signaturen auf QES-Niveau zu liefern.

Der Audit Trail ist eine chronologische, automatische Aufzeichnung aller Ereignisse während einer Signaturanfrage: Versand der Einladung, Ansicht des Dokuments, Signatur, Download, Änderung der Kontaktdaten, eventueller Abbruch.

Bei e-Signature.eu wird der Audit Trail automatisch aktiviert für jede Anfrage, unabhängig vom gewählten Signaturniveau. Er ist in Echtzeit über das Dashboard einsehbar, während die Anfrage läuft, und anschließend als zeitgestempeltes PDF herunterladbar, sobald die Anfrage abgeschlossen ist.

Im Streitfall stellt der Audit Trail einen gerichtsverwertbaren Nachweis dar: Er belegt, dass der Unterzeichner die Einladung erhalten, das Dokument eingesehen und seine Signatur mit genauen Daten und Uhrzeiten angebracht hat.

Ein Zeitstempel ist ein kryptografischer Mechanismus, der bestätigt, dass ein digitales Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt in genau diesem Zustand existierte und seitdem nicht verändert wurde. Er wird von einer Zeitstempelstelle (Time Stamping Authority — TSA) ausgestellt und stellt einen Nachweis für Priorität und Integrität dar.

Bei e-Signature.eu wird das Audit-Trail-PDF im Moment seiner Erstellung durch einen Zeitstempel geschützt. Dies garantiert, dass der Nachvollziehbarkeitsbericht nach seiner Erstellung nicht verändert wurde — was seinen Beweiswert im Streitfall stärkt.

Nichtabstreitbarkeit ist die Eigenschaft, die verhindert, dass ein Unterzeichner bestreitet, ein Dokument unterschrieben zu haben. Sie ist eine der grundlegenden Garantien der qualifizierten elektronischen Signatur (QES): Dank des qualifizierten Zertifikats und der QSCD-Einheit ist es kryptografisch unmöglich für den Unterzeichner zu behaupten, die Signatur sei nicht von ihm angebracht worden.

Einfache Signaturen (SES) bieten nur teilweise Nichtabstreitbarkeit, da sie die Identität des Unterzeichners nicht formal authentifizieren. QES bietet die stärkste Nichtabstreitbarkeit — weshalb sie für Dokumente mit hoher rechtlicher Tragweite erforderlich ist.

Die Integrität eines elektronisch signierten Dokuments bezeichnet die Garantie, dass sein Inhalt nach der Signatur nicht verändert wurde. Sie wird durch einen kryptografischen Mechanismus sichergestellt: Bei der Signatur wird ein digitaler Fingerabdruck (Hash) des Dokuments berechnet und in die Signatur eingebettet. Jede spätere Änderung des Dokuments macht diesen Fingerabdruck ungültig — und damit auch die Signatur selbst.

Kompatible PDF-Reader (insbesondere Adobe Acrobat Reader) melden automatisch, wenn die Integrität eines signierten Dokuments beeinträchtigt wurde. Dies ist einer der Gründe, warum das Format PAdES für die Signatur von PDF-Dokumenten bevorzugt wird.

Ein Nachweis gilt als gerichtsverwertbar, wenn er vor Gericht vorgelegt und zur Feststellung eines Sachverhalts anerkannt werden kann. Im Kontext der elektronischen Signatur hängt der Beweiswert direkt vom verwendeten Signaturniveau ab:

— QES profitiert von einer gesetzlichen Vermutung der Zuverlässigkeit und einer starken Nichtabstreitbarkeit. Sie ist der stärkste Nachweis.
— AES bietet einen starken Beweiswert, jedoch ohne automatische gesetzliche Vermutung.
— SES stellt einen Anfangsbeweis dar, dessen Wert vom Kontext und ergänzenden Elementen abhängt (Audit Trail, ausdrückliche Zustimmung usw.).

PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) ist das Standardformat für elektronische Signaturen, die auf PDF-Dokumente angewendet werden. Es ist durch die Norm ETSI EN 319 132 definiert und von der eIDAS-Verordnung anerkannt.

Die PAdES-Signatur ist direkt in die PDF-Datei eingebettet: Sie ist im Signaturbereich von Adobe Acrobat Reader sichtbar und kann von jeder kompatiblen Software verifiziert werden. Sie kann einen qualifizierten Zeitstempel und Informationen zum Widerruf des Zertifikats enthalten, was die langfristige Überprüfbarkeit garantiert.

Es ist das von e-Signature.eu für alle im PDF-Format signierten Dokumente verwendete Format.

XAdES (XML Advanced Electronic Signatures) ist das an XML-Dokumente angepasste Signaturformat. Es ist durch die Norm ETSI EN 319 132 definiert und von eIDAS anerkannt. Es wird hauptsächlich beim Austausch strukturierter Daten zwischen Systemen verwendet (elektronische Rechnungen, Verwaltungsdaten, API-Integrationen).

Für den Endnutzer weniger sichtbar als PAdES, ist XAdES üblich in automatisierten Prozessen und B2B- oder B2G-Austausch (Business to Government).

CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) ist das Signaturformat, das auf jeden Dateityp anwendbar ist (nicht nur PDF oder XML). Es verpackt das signierte Dokument in einen kryptografischen Container. Weniger verbreitet als PAdES im Alltagsgebrauch, wird es in bestimmten Archivierungskontexten oder System-zu-System-Austauschen verwendet.

Ein Hash (oder digitaler Fingerabdruck) ist eine Zeichenkette fester Länge, die aus dem Inhalt einer Datei durch eine mathematische Einwegfunktion berechnet wird. Zwei identische Dateien erzeugen immer denselben Hash; die geringste Änderung an der Datei — selbst ein einziges Zeichen — erzeugt einen völlig anderen Hash.

Bei der elektronischen Signatur wird der Hash des Dokuments zum Zeitpunkt der Signatur berechnet und anschließend mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt. Dies garantiert die Integrität des Dokuments: Wird das Dokument nach der Signatur verändert, stimmt der Hash nicht mehr mit der Signatur überein — wodurch diese ungültig wird.

Eine PKI (Public Key Infrastructure) ist die Gesamtheit der technischen und organisatorischen Komponenten, die die Verwaltung kryptografischer Schlüsselpaare (privater Schlüssel / öffentlicher Schlüssel) und der zugehörigen digitalen Zertifikate ermöglichen.

Bei der elektronischen Signatur garantiert die PKI, dass:
— Der private Schlüssel ausschließlich dem Unterzeichner gehört und zum Signieren verwendet wird.
— Der öffentliche Schlüssel, im Zertifikat enthalten, es jedem ermöglicht, die Signatur zu überprüfen.
— Das Zertifikat, ausgestellt von einer anerkannten Zertifizierungsstelle (CA), die Identität des Schlüsselinhabers bestätigt.

Der Initiator ist die Person oder das Unternehmen, das die Signaturanfrage auf e-Signature.eu erstellt. Er wählt das zu signierende Dokument, bestimmt die Unterzeichner, wählt die Signaturmethode und löst den Versand der Einladungen aus.

Der Initiator verwendet die auf der Plattform erworbenen Credits (1 Credit pro Unterzeichner für eine QES). Er hat während des gesamten Prozesses Zugriff auf das Dashboard und den Audit Trail.

Der Unterzeichner ist die Person, die eingeladen wird, ihre elektronische Signatur auf einem oder mehreren Dokumenten anzubringen. Er erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem sicheren Link zum zu signierenden Dokument.

Je nach gewählter Methode benötigt der Unterzeichner möglicherweise die App itsme® oder Evrotrust (vorab installiert und registriert) für eine QES, oder einfach Zugriff auf seine E-Mail für eine SES (OTP). Für Veriff (AES) muss er während der Signatur eine Identitätsprüfung durchführen.

Ein Credit wird pro Unterzeichner verbraucht, unabhängig von der Anzahl der Dokumente in der Anfrage.

Die 2026 bei e-Signature.eu eingeführte Funktion für Unterzeichnergruppen ermöglicht es, eine sequenzielle Signaturreihenfolge zwischen mehreren Gruppen festzulegen. Zum Beispiel muss Gruppe 1 (interne Beteiligte) unterschreiben, bevor die Einladungen an Gruppe 2 (externe Partner) gesendet werden.

Diese Funktion ist besonders nützlich für hierarchische Freigabeprozesse — Verträge, die zunächst die Genehmigung eines Verantwortlichen erfordern, dann die Unterschrift des Kunden — oder Dokumente mit mehreren Parteien in einer vorgegebenen Reihenfolge.

Die automatische Erinnerung ist eine bei e-Signature.eu verfügbare Funktion, die nach einer festgelegten Frist automatisch eine Einladungs-E-Mail erneut an einen Unterzeichner sendet, der noch nicht unterschrieben hat. Dies erspart dem Initiator die manuelle Nachverfolgung jedes Unterzeichners und beschleunigt den Abschluss von Anfragen mit mehreren Unterzeichnern.

Ein Webhook ist ein Mechanismus, bei dem eine Anwendung automatisch eine HTTP-Benachrichtigung an eine festgelegte URL sendet, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Im Kontext der e-Signature.eu-API ermöglichen Webhooks Ihrem System, in Echtzeit Updates zu Signaturanfragen zu erhalten: Signatur abgeschlossen, Anfrage finalisiert, Dokument zum Download verfügbar (im Base64-Format) usw.

Webhooks sind essenziell für Integrationen, die eine automatische Verarbeitung ohne periodisches Abfragen (Polling) der API erfordern.

Pay-as-you-go (wörtlich “bezahlen nach Verbrauch”) ist ein verbrauchsbasiertes Preismodell: Sie zahlen nur, was Sie tatsächlich nutzen, ohne monatliches Abonnement oder Mengenverpflichtung.

Bei e-Signature.eu bedeutet dies konkret: Sie kaufen ein Paket vorausbezahlter Credits, und jede Signatur verbraucht eine Anzahl Credits je nach verwendeter Methode (1 Credit für eine QES, 0,7 für eine AES, 0,4 für eine SES). Nicht genutzte Credits bleiben ohne Ablaufdatum verfügbar.

Dieses Modell eignet sich besonders für KMU, Freiberufler und Selbstständige, deren Signaturbedarf unregelmäßig ist — im Gegensatz zu konkurrierenden Lösungen (DocuSign, Adobe Sign, Yousign), die ein festes monatliches Abonnement berechnen.

Bei e-Signature.eu ist der Credit die Verbrauchseinheit. 1 Credit = 1 Unterzeichner, unabhängig von der Anzahl der Dokumente in der Signaturanfrage. Die Kosten in Credits variieren je nach Signaturniveau:

— 1 Credit für eine qualifizierte QES-Signatur (itsme® oder Evrotrust)
— 0,7 Credit für eine fortgeschrittene AES-Signatur (Veriff)
— 0,4 Credit für eine einfache SES-Signatur (OTP E-Mail)

Credits werden in vorausbezahlten Paketen erworben. Die Preisgestaltung ist gestaffelt: Je größer das Paket, desto niedriger die Kosten pro Credit.

Gestaffelte Preisgestaltung bezeichnet ein Modell, bei dem der Stückpreis sinkt, je größer das erworbene Volumen ist. Bei e-Signature.eu bedeutet dies, dass die Kosten pro Credit für ein Paket mit 100 Credits niedriger sind als für ein Paket mit 10 Credits.

Dieser Mechanismus ermöglicht es Unternehmen mit hohem Volumen, von einem optimierten Tarif zu profitieren, während die Flexibilität von Pay-as-you-go erhalten bleibt — ohne sich auf ein monatliches Abonnement festzulegen.